Il Tempo: la Risorsa più Scarsa
Il tempo nella società occidentale è da sempre la risorsa più scarsa. Dai tempi del mito gli esseri umani fantasticano sulla fonte dell’eterna giovinezza che altro non è che la possibilità di una vita più lunga utile a fare più cose. Purtroppo, ad oggi (2022) nessun essere umano ha scoperto la fonte dell’eterna giovinezza e il tempo frammentato tra mille azioni utili o meno è diventato la risorsa più scarsa da ricevere e da dare. Lascio da parte qui i discorsi su cosa è il tempo, quanto ne abbiamo e quanti tipi ne esistono a livello percettivo (argomento che ho trattato in un mio articolo precedente) perchè oggi vi voglio parlare di gestione del tempo e dello strumento più usato per farlo che è la matrice di Covey o Eisenhower.
Cos’è la Matrice di Covey o Eisenhower?
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”
Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, presidente degli Stati Uniti negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo noto come Matrice di Covey/Eisenhower, dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro Le 7 Regole per Avere Successo.
La matrice di Covey è fondamentalmente un sistema di assi cartesiani dove un asse è quello dell’importanza di un’azione e l’altro quello della sua urgenza. Incrociando questi due assi si ottengono quattro quadranti che descrivono l’importanza/urgenza di un’azione.
Il concetto di importanza è soggettivo, per ognuno di noi l’importanza sarà legata al valore che attribuiamo a un’azione e l’urgenza sarà oggettiva essendo data dalla variabile temporale rispetto a cui la data azione deve essere svolta.
Facciamo un esempio: se io devo per domani fare un progetto e consegnarlo (azione urgente e importante) ma mi metto a lavorare al progetto che devo consegnare settimana prossima (azione importante ma non urgente), passo la giornata a chiacchierare del nulla con il mio collega A (azione non importante e non urgente) e poi aiuto il collega B con il suo progetto che deve consegnare anche lui domani (azione non importante ma urgente) ho un problema con la gestione del mio tempo e quindi necessito di uno strumento come la matrice di Covey per gestirlo.
Ora vediamo i quattro quadranti della matrice e quali azioni hanno la priorità nel nostro lavoro ogni giorno o rispetto alla scadenza di un’azione da compiere.
I Quattro Quadranti della Matrice di Covey
La matrice di Covey è quella descritta qui sotto in questa immagine. Ora vediamo in dettaglio i quattro quadranti e cosa fare con le azioni che cadono in ciascun quadrante.
IU – Azioni Importanti e Urgenti: sono due tipi distinti di azioni o attività urgenti e importanti: quelle che non potevi prevedere e altre che hai lasciato all’ultimo minuto. Sono tutte quelle azioni urgenti non delegabili da fare subito.
INU – Azioni Importanti ma Non Urgenti: sono le azioni o attività che ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi personali e professionali e a completare un lavoro importante. Sono tutte quelle azioni che devono avere la priorità nella tua giornata e sono da pianificare.
NIU – Azioni Non Importanti e Urgenti: sono le cose che ti impediscono di raggiungere i tuoi obiettivi e ti impediscono di completare il tuo lavoro. Sono tutte quelle azioni che devi imparare a delegare immediatamente.
NINU – Azioni Non Importanti e Non Urgenti: sono le attività e azioni che sono solo una distrazione e dovrebbero essere evitate se possibile. Sono quelle azioni che devi smettere di fare subito.
Questi sono i quattro quadranti della matrice di Covey definiti da importanza e urgenza ma se siete attenti e ormai conoscete un po’ il Quantum Communication System e vedete in urgenza il tempo, in importanza lo spazio manca una variabile: l’energia. L’energia in questo caso è come ci collochiamo emotivamente rispetto all’attività o all’azione che dobbiamo fare. Se dobbiamo fare un’azione importante e urgente ma che non ci piace sicuramente quell’attività non verrà svolta in maniera fluida e quindi ci porterà via più tempo e non la vedremo come realmente importante. Quindi nel considerare un’attività quando compiliamo la nostra matrice di Covey dobbiamo considerare anche la sua Piacevolezza.
Quindi le tre variabili di cui tenere conto compilando la matrice di Covey sono Importanza (spazio), Urgenza (tempo) e Piacevolezza.
Così la matrice di Covey da bidimensionale diventa tridimensionale e rispetta il frattale di spazio, tempo ed energia del Quantum communication System come tutto, d’altronde, almeno secondo me. Quando compiliamo la nostra matrice di Covey vicino a ogni attività mettiamo un indice p per piacevole, s per spiacevole e n per neutra e ordiniamo le attività nella maniera in cui preferiamo affrontarle (prima piacevoli o spiacevoli, viceversa o partendo prima da quelle neutre).
Il Covey Time Management Matrix Canvas o TMM
Mettendo insieme la matrice di Covey e le tecniche di Visual Thinking tipiche del Business Model Canvas ho creato il Covey Time Management Matrix Canvas o TMM (Time Management Matrix) che uso per insegnare a gestire il tempo, nei miei corsi o nei miei percorsi di coaching personale.
Come si può vedere prima di compilare la matrice si definisce la lista di attività nel quadrante sinistro del canvas assieme alla piacevolezza di ognuna per poi ripartirle nella matrice di Covey. Con uno strumento semplice si ottiene una lista di attività che può anche essere utile a estrarre i valori che sono legati alla nozione di piacevolezza con il metodo che abbiamo visto nell’articolo sui valori. Unico obiettivo di tutti gli strumenti è fornire a chi li usa una maggiore coscienza, conoscenza e consapevolezza di quello che è, che fa e di cosa lo muove nelle esperienze quotidiane. Lo scopo del canvas e del mio modello di azioni urgenti, importanti e piacevoli è tenere conto di tutti gli aspetti di un’azione quando la compiamo perché un’azione può essere importante e urgente ma se non è piacevole farla bene e con dei tempi accettabili sarà dura. Considerare la piacevolezza di un’azione ci porta a interrogarci anche sui nostri valori e si sa partedno da una domanda si può passare a cambiare il corso di tutta la propria vita e di quelli vicini a sé. Ma questa è tutta un’altra storia.